domingo, 12 de diciembre de 2010

2.2.1.C)Uso de Tablas.

Crear una Tabla

La tabla aparecerá en pantalla con las celdas delimitadas por una cuadrícula que está solapada con bordes. La cuadrícula sirve de guía para marcar los límites de la tabla, y puede hacerse aparecer/desaparecer eligiendo Bordes que se encuentra en la opción Diseño de Herramientas de tabla.
Para crear una tabla se coloca el punto de inserción donde se desea crear la tabla y se puede hacer una de las dos acciones siguientes:
  • En en la banda Insertar, pulsar clic en el botón Tabla. Aparecerá entonces el siguiente cuadro de diálogo:
  • Se especifica el número de columnas.
  • Se especifica el número de filas.
  • Se especifica el ancho de la columna.
Después de realizar cualquiera de estos pasos. Word creará una tabla con todas las columnas y filas del mismo ancho y ahora en la barra de menús aparece la opción Herramientas de tabla que nos permite configurar el diseño y la Presentación de la tabla.

Al seleccionar la tabla aparece la opción Herramientas de Tabla con dos nuevas bandas de opción: la de Diseño que es el que se muestra en la siguiente figura y la de Presentación con la cual podemos alinear el contenido de las celdas, insertar filas, dar dirección al texto ya sea vertical u horizontal, insertar o dividir celdas y eliminar la tabla.

Desplazarse por una Tabla

Dentro de una celda se puede mover el punto de inserción y seleccionar texto de la misma manera que en cualquier otra parte del documento. Para moverse de una celda a otra se puede usar tanto el ratón como el teclado. Basta hacer clic con el ratón en la celda a la que se quiera mover, mientras que con el teclado se dispone de una serie de combinaciones de teclas, entre las que se pueden destacar las siguientes:
TAB Desplazarse a la celda siguiente
MAY + TAB Desplazarse a la celda anterior
Teclas de dirección Nos permiten mover, en forma vertical una fila arriba o abajo y en forma horizontal podemos avanzar o retroceder un carácter.

Modificar Una Tabla

Para hacer modificaciones existe la posibilidad de seleccionar celdas, filas y columnas. Hay tres formas de seleccionar elementos de una tabla: usar el ratón, el teclado y el menú Tabla. Para hacer selecciones en una tabla usando el ratón es recomendable tener activada la opción cuadrícula (se activa seleccionando Mostrar líneas de división en el menú Tabla). Las selecciones con el ratón se realizan así:
Para seleccionar
Hacer con el ratón
Una celda
 
Hacer clic en la barra de selección de celdas, situada dentro de la celda en la parte izquierda. El puntero se convierte en una flecha cuando está dentro de la barra.
Una fila Hacer clic en la barra de selección de filas, situada a la izquierda de la fila y fuera de la tabla. El puntero se convierte en una flecha cuando está dentro de la barra.
Una columna Hacer clic en la parte superior de la cuadrícula o del borde de la tabla. Cuando está en la posición correcta el puntero toma la forma de una flecha negra apuntando hacia abajo.
Varias celdas, filas o columnas Arrastrar el puntero sobre las celdas, filas o columnas. Otra posibilidad es seleccionar una sola celda, fila o columna y mantener pulsada la tecla Mayúsculas mientras se hace clic en otra celda, fila o columna.
Por último, se puede usar también el menú Presentación dentro de Herramientas de tabla que nos permite seleccionar filas, columnas o toda la tabla. Para ello basta colocar el punto de inserción dentro de la tabla y se elige la opción.

Insertar celdas, filas y columnas

Para insertar varias filas o columnas nuevas en una tabla, se debe seleccionar primero el mismo número de celdas, filas o columnas que se quieran insertar. En Presentación de Herramientas de tabla tenemos las diferentes opciones de inserción: Encima, Debajo a la izquierda o a la derecha de la posición de nuestro cursor. En caso de querer insertar una sola fila o columna colocamos el cursor en una celda en cualquier punto de la tabla y podemos insertar la fila o columna de acuerdo a las opciones de Presentación.

La opción Filas y columnas permite insertar filas y columnas pero cambia su presentación ya que al dar clic sobre la opción aparece la ventana de la izquierda la cual nos permite elegir entre filas y columnas o el desplazamiento de las celdas.



Eliminar celdas, filas y columnas

Hay que distinguir entre eliminar el contenido de las celdas y eliminar las celdas propiamente dichas. El texto y gráficos contenidos en las celdas se eliminan de la misma manera que en cualquier otra parte del documento, mientras que para eliminar celdas, filas o columnas, los procedimientos son distintos.
Haciendo uso de la opción Presentación que se encuentra Herramientas de tabla podemos eleiminar ya sea una celda, una fila , una columna o la misma tabla, sólo hay que colocar el cursor en la celda deseada que puede corresponder a la propia celda, a la fila o columna y luego elegir la opción Eliminar y dar clic sobre lo que se desea eliminar.

Dividir una tabla

En el caso de que se quiera dividir una tabla en dos, el procedimiento a seguir es:
  1. Se coloca el punto de inserción en la fila donde se desea que comience la segunda tabla.
  2. Se elige Dividir tabla de la banda Presentación de Herramientas de tabla.

Repetir los títulos de una tabla en cada página

En el caso de que una tabla ocupe varias páginas y se desee que los títulos se repitan en cada una de ellas, los pasos a seguir serán:
  1. Se seleccionan las filas que contienen el título.
  2. Ir a la banda Presentación de Herramientas de tabla y elegir Repetir filas de título. Si no está visible dar clic sobre Datos para que aparezca la opción.

Tabla de contenido

Una tabla de contenido es una lista ordenada de los títulos que encontramos en un documento dado y se genera para poder conocer la página donde está ubicado. Lista los capítulos y secciones de un libro junto con las páginas en las que están situados. Nos muestra la lista en orden de jerarquía de los títulos. Debemos recordar que título es un tipo de formato que se le aplica al texto y lo encontramos en el menú Inicio en la opción Estilos.
A continuación crearemos una Tabla de contenido simple para ejemplificar el procedimiento a seguir.
Paso 1
Conforme vayamos escribiendo nuestro texto convertimos nuestros encabezados en Títulos. Debemos considerar que las jerarquías están marcadas por el tipo de título, por ejemplo el Título 1 tendrá la mayor jerarquía luego seguirá el Título 2 y así sucesivamente hasta el Título 9. La barra de Estilos se encuentra en en la banda Inicio.
Paso 2
Una vez que tenemos todos los encabezados de nuestro documento con el formato de Título, tenemos que colocarnos en el inicio de la primera página y para asegurarnos de que así es, aplicamos la combinación CTRL + Inicio.
Paso 3
Con la finalidad de tener un mayor control de la ubicación de nuestra Tabla de contenido, ponemos nuestro documento en la vista Esquema y activamos el símbolo que nos permite ver las marcas de párrafo y otros símbolos de formato oculto.
Las vistas se encuentran en la parte inferior derecha del documento.

Paso 4
Una vez que el cursor aparece al inicio de nuestra página, insertamos un salto de página con CTRL + Enter. Si es correcto el procedimiento nos aparecerá la leyenda ….Salto de página…. La cual podemos ver porque estamos en la vista Esquema y porque tenemos activada la opción de ver los formatos. Esto nos indica que se ha insertado una nueva página antes de la actual.
Paso 5
Situamos en cursor en el extremo izquierdo de la leyenda “Salto de página” y oprimimos Enter. Ahora debemos ver que se inserta un símbolo Mostrar todo lo que nos indica que ya estamos dentro de la nueva página.

Paso 6
Con el cursor colocado en el Símbolo abrimos el menú Referencias y luego clic sobre Tabla de contenido y de la lista desplegada elegimos Insertar tabla de contenido y nos aparece la siguiente ventana.



Aquí podemos configurar nuestra tabla, eligiendo el carácter de relleno y el formato de presentación de la lista entre los cuales está el Estilo personal, Clásico, Elegante y otros más. El resultado de nuestra elección podemos verlo en la pequeña ventana Vista previa de web  y  en la opción Mostrar niveles debemos especificar el nivel máximo del Título que estamos usando en nuestro documento. Por ejemplo si estamos manejando Titulo 5, en mostrar niveles debemos poner 5.
Paso 7
Una vez seleccionados los parámetros de la Tabla de contenido damos clic sobre Aceptar y debe aparecer nuestra referencia a las diferentes páginas. Para acceder a cada página identificada por el título, colocamos el cursor sobre el Titulo y luego oprimimos CTRL y damos clic.

Modificación y/o actualización

Cuando realizamos alguna modificación a nuestro documento, ya sea que se inserte nuevo texto, un nuevo título con texto o un solo título debemos actualizar la tabla de contenido y para ello damos clic sobre la Tabla de contenido que se encuentra en nuestro documento con lo que se selecciona y aparece la leyenda Actualizar tabla tal como se muestra en la figura anterior.

Después de dar clic aparece ventana que se muestra a la izquierda en donde podemos elegir entre actualizar los números de página o toda la tabla. Si no estamos seguros podemos elegir Actualizar toda la tabla.


NOTA:
En el Paso 6 podemos dar clic sobre Tabla automática 1 o Tabla automática 2 las cuales insertan una Tabla de contenido con el formato que muestran. Tenemos que aceptar el formato y no podemos configurar la presentación.

Secciones y Saltos de página

Puede dividir un documento en cualquier número de secciones y dar el formato que desee a cada sección. Por ejemplo, puede iniciar el documento con un formato de una columna y, después, cambiar a un formato de dos columnas para el resto del documento. Una sección puede ser tan corta como un único párrafo o tan larga como un documento entero.
Cuando inicie un documento nuevo, no encontrará saltos de sección porque todo el documento es una única sección. Puede crear una nueva sección cuando desee cambiar cualquiera de los elementos siguientes en una parte específica del documento:
  • Tamaño, orientación o márgenes del papel.
  • Número de columnas de estilo periodístico.
  • Formato, posición y secuencia de los números de página.
  • Contenido y posición de los encabezados y pies de página.
  • Numeración de líneas.
  • Lugar en el que se imprimen las notas al pie o las notas al final.
  • Alineación vertical del texto en la página.
  • Cualquier otra modificación al documento.
Crear una sección nueva

Para insertar un salto de sección, utilizaremos la opción Insertar saltos de sección y de página de la banda Diseño de página que se encuentra a un lado de la opción Orientación tal como se aprecia en la imagen de la izquierda.
Encontramos dos secciones: Saltos de Página y luego Saltos de sección, seleccionamos la opción que indique el lugar en el que deseamos iniciar la siguiente sección. Aparecen varias alternativas como son:
Página siguiente: Word introduce un salto de página en el salto de sección. La nueva sección empieza en la página siguiente.
Continuo: Word inserta un salto de sección y empieza inmediatamente la nueva sección en la misma página. Si hay varias columnas en la sección anterior, Word equilibrará las columnas encima del salto de sección y, después, rellenará la página con la nueva sección. Si las dos secciones tienen diferentes valores para el tamaño u orientación de página, la nueva sección empezará en una nueva página aunque haya seleccionado Continuo.
Página impar: Word empieza la nueva sección en la siguiente página numerada como impar. Este salto de sección se utiliza frecuentemente para los capítulos que empiezan en páginas impares. Si el salto de sección está en una página numerada como impar, Word dejará la siguiente página par en blanco.
Página par: Igual que la Página impar, excepto en que Word empieza la nueva sección en la siguiente página par.
En la vista Esquema y en la vista Borrador, Word muestra una doble línea punteada para indicar un salto de sección. Esta línea no se imprime.
Estando en la vista Diseño de página y estando en la banda Inicio activamos el icono que nos muestra los caracteres ocultos y podremos ver los caracteres no imprimibles, y también podrá ver los saltos de sección.
Para eliminar un salto de sección, basta con borrar el marcador del salto de sección. (la línea punteada)
Dar formato a una sección
Todos los formatos de sección, como el número de columnas, la orientación de la página y los márgenes, se almacenan en el salto de sección. Cuando se elimina un salto de sección, también se eliminará el formato de la sección que lo precede. El texto pasará a formar parte de la siguiente sección, tomando su formato. Si borra accidentalmente un salto de sección, puede utilizar el botón Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rápido, o también puede usar la combinación CTRL + Z, para restablecer el salto de sección; al restablecerlo, se recuperará el formato de la sección.
Puede repetir el formato de una sección copiando el salto de sección en presentación Diseño de impresión y activada la opción de mostrar caracteres ocultos . Cuando lo pegue en una nueva posición, el texto situado encima del salto de sección adoptará el formato contenido en dicho salto. Se aconseja que antes de dividir el documento en secciones, establezca las opciones de formato que desee aplicar a la mayoría de las secciones. A continuación, divida el documento en secciones. Cada sección tendrá los valores que acaba de establecer. Ahora podrá aplicar los formatos personalizados que desee aplicar individualmente a cada sección.
Saltos de Página
Cuando estemos trabajando con un documento, Word iniciará una página nueva automáticamente cuando la página actual esté llena. Estos saltos de página se denominan saltos de página automáticos. Según vaya modificando y cambiando el formato, Word irá calculando la cantidad de texto por página y ajustando los saltos de página automáticos.
También puede insertar saltos manualmente siempre que desee pasar a otra página en un lugar concreto. Estos saltos de página se denominan saltos de página manuales. Cuando inserte un salto de página manual, Word ajustará los siguientes saltos de página automáticos. Word no puede mover los saltos de página manuales; si desea cambiar uno, deberá borrarlo manualmente e insertar un nuevo salto de página en la nueva posición o seleccionar el salto de página y arrastrarlo a la nueva posición.
Vista borrador: Los saltos de página automáticos aparecen como una línea punteada; los saltos de página manuales aparecen como una línea punteada con las palabras "Salto de página" al centro de la página.
Vista diseño de página y Vista preliminar: Word muestra la página actual tal como aparecerá cuando se imprima. Puede modificar y dar formato a la página para ver el efecto sobre el salto de página.
Vista esquema: Los saltos de página automáticos no aparecen; los saltos de página manuales aparecen como una línea punteada con las palabras "Salto de página” al centro de la página.
De forma predeterminada, Word actualizará los saltos de página cada vez que se realice una pausa mientras estemos escribiendo. Esto se denomina paginación automática. La paginación automática siempre está activada en presentación preliminar y en presentación de diseño de página, pero puede desactivarse para las demás presentaciones. Incluso con la paginación automática desactivada, Word repaginará cuando hagamos lo siguiente:
  • Imprimir el documento
  • Cambiar a presentación preliminar o a presentación de diseño de página
  • Compilar un índice, tabla de contenido u otra tabla similar
Insertar y eliminar saltos de página manuales
Para insertar un salto de Página, utilizaremos la opción Insertar saltos de sección y de página de la banda Diseño de página que se encuentra a un lado de la opción Orientación. La ventana que nos aparece es la descrita en el tema de Secciones. Sin embargo podemos insertar rápidamente un salto de página utilizando presionando Ctrl + Enter y para ello colocamos el cursor en el lugar donde insertaremos el salto de página y luego oprimimos Ctrl + Enter. Word ajustará la paginación para acomodar el nuevo salto de página.
Como se mencionó anteriormente, estando en la vista Esquema o en la vista Diseño de página activada la opción de mostrar caracteres ocultos, seleccionamos el texto que marca Salto de página y lo eliminamos dando clic sobre Supr.
Inserción de Cabeceras, Pies de Página y Número de Página
Una cabecera es un texto o gráfico que aparece repetitivamente en la parte superior de todas o algunas de las páginas de un documento. Análogamente, un pie aparece en la parte inferior de las páginas de un documento. Las cabeceras se disponen dentro del margen superior, y los pies dentro del margen inferior.
Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar cabeceras y pies de página, permitiendo hacer gran variedad de cosas con ellas. Por ejemplo, se pueden introducir textos y/o gráficos y/o campos en las cabeceras y pies. También se pueden aplicar las opciones de formato de texto y párrafos estudiadas en los capítulos anteriores. Y también es posible disponer distintas cabeceras para primeras páginas, páginas pares e impares, o incluso para las diferentes secciones de un documento.
Para la creación de un Encabezado o Pie de página:
Ir a la banda Insertar y seleccionar Encabezado o Pie de página; aparecen inmediatamente en pantalla diferentes diseños tanto para uno como para otro. Lo único que debemos hacer es elegir el más apropiado y dar clic sobre él con lo cual queda insertado en la posición elegida de antemano: Encabezado o Pie de página.
Si después de insertado el Encabezado o Pie de página, deseamos hacer alguna modificación vamos a la banda Insertar, seleccionamos Encabezado o Pie de página y al final de la lista aparecen dos opciones: Editar y Quitar, Al dar clic sobre Editar el cursor aparecerá dentro de la sección que elegimos previamente. Para salir de la sección de Encabezado o Pie de página oprimimos Esc y si no funciona, damos doble clic sobre el cuerpo del documento para activarlo.
Otra opción para la edición de un Encabezado o Pie de página es dar doble clic sobre el texto para activar ésa área.
Para insertar un Número de página se sigue el mismo procedimiento descrito anteriormente, sólo tenemos que ir a la banda Insertar y elegir la opción Número de página con lo que aparecerán diferentes diseños como son: Principio de página, Final de página, Márgenes de página. Si lo que deseamos es un formato de número especial, entonces elegimos la opción Formato del número de página y en la ventana que aparece podemos selecionar el formato deseado y podemos elegir a partir de que número inicia o si es aplicable a la sección actual.

Impresión de documentos

Vista Preliminar

Se podrá visualizar el documento tal como va a quedar impreso; para ello podemos:
  • Presionar en el botón Office luego clic sobre Imprimir y elegir Vista Preliminar.
  • Ir a la barra de herramientas de acceso rápido y elegir Vista preliminar.
Aparecerá una ventana mostrando el documento la cual nos permite:
  • Enviar el documento a la impresora
  • Ampliar o disminuir el tamaño de la imagen en pantalla
  • Ver una página o varias simultáneamente
  • Aumentar o disminuir la imagen en pantalla
  • Mostrar u ocultar la regla
  • Establecer márgenes, orientación y tamaño de la hoja.
  • Al desactivar la opción Aumentar, podemos editar el documento dentro de la vista preliminar.
  • Cerrar Vista preliminar. Sale de vista preliminar
  • Obtener Ayuda

Impresión

Una vez realizado un documento que cumpla con todas las características deseadas, se procede a imprimir; para ello:
  • Se da clic en el botón Imprimir de la Vista preliminar, con lo cual se envía el documento en pantalla directamente a la impresora que esté definida por defecto.
  • Ir al botón Office y seleccionar Imprimir y de nuevo Imprimir donde aparece el siguiente cuadro de diálogo:
Donde:
Todo. Imprime la totalidad del documento.
Página actual . Imprime sólo la página en la que se encuentra el punto de inserción o bien el texto seleccionado.
Páginas . Imprime determinado número de páginas. Puede ser un intervalo de páginas consecutivas o no; los números se separan con guiones para indicar intervalos, y con comas para indicar páginas no consecutivas
Imprimir . Se podrá imprimir el documento, el resumen, los estilos, etc.
Propiedades . Selecciona las propiedades de la impresora. Estas propiedades son dependientes de la impresora y podrán variar de una a otra.
Número de copias . Es posible imprimir varias copias del documento, indicándolo en el cuadro que recoge la siguiente imagen:
Intercalar . Imprime copias en el orden adecuado para la encuadernación.
Imprimir sólo . Permite seleccionar si se desea imprimir páginas pares o impares.

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